Upravljanje vremenom je sposobnost planiranja i kontrole kako neko provodi sate u danu da bi efikasno ostvario svoje ciljeve. U pokušaju da žonglirate sa različitim domenima života: poslom, domom, društvenim životom, hobijima, važno je uspostaviti jasne ciljeve i prioritete kako biste ostavili po strani nebitne zadatke koji mogu pojesti vreme i pratiti gde vreme zapravo ide.
Tokom 1970-ih, metod određivanja prioriteta bio je ABC-a model. Bilo koja stavka projekta ili akcije koja se nalazi na A listi smatrana je najvažnijom, pri čemu su se druge važne stavke pojavile na B listi, a stavke C označene kao najmanje važne. Različite varijacije ove formule i dalje postoje, a sve imaju za cilj raspodelu prioriteta.
Svako ima različite veštine i sposobnosti, ali svako ima potpuno istu količinu sati u danu. Postoji mnogo „trikova“ za upravljanje vremenom. Međutim određene studije sugerišu da je uticaj upravljanja vremenom na naš učinak nije preterano jak. Pa zašto onda struktuisati vreme? Zato što je upravljanje vremenom snažno povezano sa mnoštvom indikatora blagostanja kao što su stres, zadovoljstvo poslom i ravnoteža između posla i privatnog života. Upravljanje vremenom može nam pomoći da ostanemo produktivni bez nepotrebnog naprezanja.
Vreme možemo organizovati na sledeće načine
- Filtriranje je na prvom mestu
Ironično, najvažnija stvar koju treba da uradite u pogledu upravljanja vremenom nema nikakve veze sa upravljanjem svojim vremenom. Bez obzira koliko je vaš sistem upravljanja vremenom neverovatan ili koliko ste disciplinovani, ako imate preveliki broj ciljeva u danu nikada ih nećete završiti. Zato je najvažnija stvar koju možete da uradite jeste da filtrirate ono što nećete staviti na listu zadataka ili kalendar. Postavljanje cilja je važno, ali je važnije postavljanje cilja koji je dostižan. U svakom danu, važno je shvatiti da li ima dovoljno vremena da se posveti tom određenom cilju. Nakon što identifikujete i odvojite potrebno vreme, učinite taj cilj glavnim prioritetom dana.
- Pitajte za detalje – Nikada se ne posvećujte zadatku, projektu ili partnerstvu ukoliko ne znate realno vreme trajanja celog procesa u kome će te učestvovati.
- Recite NE – Procenite da li zaista želite da radite određeni zadatak, napravite stavku kalendara za kasniji datum za ponovnu procenu. Ako zadatak ili događaj uključuje druge, budite iskreni; nema ništa loše u profesionalnom “ne, hvala.”
- Dostupnost – Budite transparentni sa drugima o tome koliko vremena imate na raspolaganju i koliko vremena ste spremni da posvetite. Takođe, pokušajte da otkrijete da li ste usklađeni sa tempom rada. Imate li isti osećaj hitnosti kao i osobe koje su na istom zadatku?
- Napravite sistem i držite se njega
Većina predloga za upravljanje vremenom se vrti oko toga da li postoje specifični sistemi organizacije vremena. Imajte na umu da nije sistem taj koji pomaže, već navike koje taj sistem ojačava.
- Imati listu zadataka i stavki kalendara je u redu, ali to nije dovoljno – Sve što vam padne na pamet — ideje, beleške, povratne informacije, itd. — treba da ide u jedan sistem. Ove stavke obično su nasumične i neuredne. Provedite vreme prevodeći ih i organizujući ih tako da mogu da budu uključene u vašu realističnu listu zadataka i raspored.
- Redovna evaluacija postavljenih ciljeva – Kada imate sistem, sledeći korak je redovno usklađivanje svega u vašem sistemu. Većina ljudi ovo radi svakodnevno, ali je takođe korisno da to radite nedeljno, mesečno, i svake godine da biste bili sigurni da menjate prioritete na osnovu toga kako su se stvari razvile. Kada to uradite, obavezno sve pregledajte. Osvežite zadatke tako da budu relevantniji i nemojte nepotrebno odlagati zadatke za kasniji datum.
- Prvo odredite prioritete, onda delajte
Prilično smo dobri u uvođenju stvari u naš sistem, ali smo zaista loši u davanju prioriteta onome što je u sistemu. Iako postoje mnoge šeme za određivanje prioriteta, možda je najbezvremeniji okvir hitnosti – važnost. Ovo dovodi do četiri moguća scenarija.
- Nije hitno – nije važno. Ne radi to. Bolje je izbrisati nešto sa liste zadataka i odvojiti nešto važno nego završiti nevažan zadatak.
- Hitno – nije važno. Pokušajte da to ne radite. Delegirajte drugima ili se suprotstavite onima koji pokušavaju da vas navedu da to uradite. Imajte na umu da, iako to možda nije važno za vas, može biti važno za njih.
- Hitno-Važno. Uradite to sada. Ključno je da se uverite da je to zaista važno.
- Nije hitno – važno. Nađite vremena da to uradite. Ovo su duboko promišljeni zadaci za koje nikada ne možemo naći vremena. Zanimljivo, to su i zadaci koji su verovatno u našem dugoročnom najboljem interesu. Zakažite vreme da se to dogodi.
- Napravite razliku kada ste menadzer a kada stvaralac
- Menadžer: tada pregovarate, brzo mislite, rešavate probleme, delegirate drugima zadatke. Pažnja vam je gipka, često je preusmeravate, tada vodite računa i o anticipaciji.
- Stvaralac: tada ste kreativni, često sami, razmišljate sporije. Tada ostavljate više sati za rad, fokusirani ste, pažnja vam je orijentisana na ovde i sada. Nedostupni ste za sve one obaveze koje se mogu odložiti i nisu deo vašeg aktulenog procesa i rada.
- Odvojite vreme “za sebe”
Važno je da u danu odvojite vreme za sebe u smislu onih bazičnih aktivnosti koje ne smete zapostavljati. Ishrana, bavljenje sporotom, vreme provedeno sa porodicom, rekreacija i odmor su sastavni deo svakodnevnice i nikako se ne smeju smatrati izgubljenim vremenom. Bezobzira na druge možda “važnije” ciljeve koje smo sebi postavili, vreme za sebe je imperativ. Prekidanje sna i pokušaj dodavanja sati u svaki dan neće pomoći, kao ni održavanje dugačke i neorganizovane liste obaveza. Međutim, bolje polazište su racionalizacija života i poznavanje sopstvenih snaga i slabosti. Na primer, prokrastinator (neko ko stalno odlaže obaveze) mora da se suoči sa svojom tendencijom da odlaže i da se ne krije od toga.
Struktuisati i organizovati vreme je veština koja se uči. Važno je napraviti sistem koji je održiv na duge staze i koji zadovoljava najveći deo naših potreba (privatnih, poslovnih, društveno angažovanih). Potrebno je osvestiti da će se sistemi kojim organizujemo svoje vreme menjati i usklađivati u skladu sa našim aktuelnim stanjem i potrebama. Treba reći da je doslednost nešto što ne treba da manjka ni u jednom načinu za koji smo se odlučili u tom trenutku. Svakako ako sami nismo u mogućnosti da uredimo svoje vreme uvek se možemo obratiti nekoj osobi od poverenja, kao i psihološkom savetniku, terapeutu. Bitno je da znamo da na putu ostvarenja svih svojih ciljeva u vremenu koje predstavlja jedan od najvrednijih ali ograničenih resursa koji imamo, nismo sami.
